PM Methoden: Projektzielsetzung (BB)

Die Festlegung und Definition klarer und möglichst messbarer Projektziele ist einer der wichtigsten und zugleich schwierigsten Planungsschritte.

Definition: Was ist ein Ziel?

“Der Begriff Ziel bezeichnet einen in der Zukunft liegenden, gegenüber dem Gegenwärtigen im Allgemeinen veränderten, erstrebenswerten und angestrebten Zustand. […] Mit dem Ziel ist häufig der Erfolg eines Projekts bzw. einer mehr oder weniger aufwendigen Arbeit markiert.” (Quelle: Wikipedia)

Kriterien für die Formulierung von Zielen

Ziele sollten gemäß der SMART-Formel

• spezifisch,
• messbar,
• akzeptiert,
• realisierbar und
• terminierbar

sein. Weiters sollte darauf geachtet werden, dass Ziele “lösungsneutral” formuliert werden. Das bedeutet, dass durch die Formulierung des Ziels noch nicht (vorschnell) die Art der Lösung vorgegeben wird. Die beste Lösung soll sich erst durch die Gegenüberstellung und Bewertung verschiedener Lösungsvarianten ergeben.

Projektziele: Allgemeines

Durch die Projektziele werden Inhalt und Umfang eines Projekts definiert. Dieser Schritt ist sowohl bei internen als auch bei externen Projekten (= Kundenprojekte) von entscheidender Bedeutung. Denn die Bewertung des Projekterfolgs am Ende eines Projekts erfolgt jeweils auf der Grundlage der Vereinbarten Zieldefinition.

In technisch orientierten Projekten (z.B. Bauprojekte, IT-Projekte etc.) wird die Zieldefinition häufig durch technische Pläne, Spezifikationen, Leistungsverzeichnisse oder Pflichtenhefte ergänzt.

In der Methodenwerkstatt (MAFO-Fallstudie) haben wir die Zielformulierung wie folgt strukturiert:

Projektgesamtziel: In Form einer kurzen Beschreibung wird das Gesamtziel des Projekts möglichst klar und verständlich formuliert. Beispiel:

“Ziel des Projekts ist es, bis im Dezember 2011 das bestehende ERP-System abzulösen und alle vorhandenen Daten zu migrieren. Das neue ERP-System soll Verbesserungen in den Bereichen Prozesseffizienz, Datenqualität, Controlling und Entscheidungsqualität mit sich bringen.”

Teilziele und messbare Ergebnisse: Weiters werden möglichst konkrete Teilziele und messbare Ergebnisse formuliert. Beispiel (verkürzt):

• Konzeption und Anpassung:
• Analyse und Konzeption: Alle Führungs-, Geschäfts- und Unterstützungsprozesse sind mittels umfassender EPK-Prozessmodelle dokumentiert (IST) und optimiert (SOLL).
• Anpassung und Customizing: Das ERP-System wurde auf die definierten SOLL-Prozesse angepasst.
• Usability: Die Benutzeroberfläche wurde gemäß der Anforderungen der Mitarbeiter/innen und Führungskräfte optimiert.
• …
• Performance und Systemleistung:
• Performance: Zwischen Aufruf und Anzeige einer Systemfunktion sollen durchschnittlich max. 1 Sek, bei komplexen Anfragen (ca. 5 % aller Funktionalitäten) max. 3 Sek. liegen.
• …

Projektziel (Output) vs. Projektnutzen (Outcome)

Das Projektziel beschreibt den Leistungsumfang und -inhalt eines Projekts. Dieses Ziel sollte am Ende eines Projekts messbar sein (= unmittelbar messbarer Projekterfolg).

Ob das Projekt aber auch den angestrebten (Business)Nutzen erbracht hat, stellt sich häufig erst in der “Nachprojektphase” heraus. Beispiele:

• Produktentwicklungsprojekte: Wurden die angestrebten Verkaufs- und Ertragszahlen erreicht?
• IT-Projekte: Wurden die angestrebten positiven Auswirkungen auf die Prozessabwicklung (Führungs-/Geschäfts-/Unterstützungsprozesse) in puncto Effizienz und Effektivität erreicht?
• Bauprojekte: Kann das Objekt die angestrebte Nutzungsqualität, Energieeffizienz etc. halten?

PM Methoden: Kontextanalyse (BB)

Am Samstag haben wir in einem ersten Planungsschritt eine so genannte “Kontextanalyse” durchgeführt. Die Kontextanalyse kann nach 3 Dimensionen erfolgen:

1. zeitlich: S. 17/18 PM Baseline (Vorprojektphase, Nachprojektphase)
2. sachlich: S. 18/19 PM Baseline (Zusammenhänge Unternehmensstrategie, Beziehungen zu anderen Aufgaben, Business Case)
3. sozial: S. 19/20 PM Baseline (Projektumweltenanalyse, auch: Stakeholderanalyse)

Die Kontextanalyse steht im Zusammenhang mit der Projektabgrenzung. Denn durch die Betrachtung des Kontextes wird auch die Grundlage gelegt für die Definition der Projektgrenzen:

• zeitlich: Projektstart und -ende
• sachlich: Projektinhalte / -ziele vs. Projekt-Nicht-Inhalte / -Nicht-Ziele
• sozial: Projektorganisation vs. Projektumwelt

Zum Nachlesen: Kontextanalyse: Projekte als soziale Systeme begreifen

PM Baseline

Wie bereits in den Präsenzeinheiten erwähnt bildet die “PM Baseline” von pma die theoretische Grundlage für die Projektmanagement-Lehre an der Fachhochschule. Die PM Baseline finden sie in der aktuellen Fassung im LMS im Ordner “Reader – PM Methoden”.

Erläuterungen:

• Die PM Baseline ist das PM Standarddokument von Projekt Management Austria. Entsprechend bildet es auch die Grundlage für Zertifizierungen nach pma, und einige Unternehmen (auch in Vorarlberg) haben ihre PM Standards auf dieser Grundlage erstellt.
• Deshalb verwenden wir die PM Baseline auch als theoretische Fundierung für die PM Lehre.
• Allerdings ist es uns ein Anliegen, dass die Studierenden eine kritische und reflektierte Haltung zu Lehrinhalten entwickeln – so auch zum PM Baseline. Meine persönliche Meinung zu der PM Baseline habe ich hier kund getan.
• Um die PM Baseline jetzt aber nicht in einem zu negativen Bild dastehen zu lassen sollte relativierend gesagt werden: Vom Grundsatz her ist die PM Baseline natürlich immer noch gültig und die meisten Inhalte kann man auch unwidersprochen akzeptieren. Wie immer gilt aber auch hier, die Inhalte kritisch auf deren Praktikabilität zu prüfen und ggf. anzupassen. Genau das tun wir auch in der Vorlesung.
• Letzte Bemerkung: Das Projekthandbuch der FHV, welches die Grundlage für die Planung, Steuerung und Überwachung studentischer Projekte bildet, ist weitgehend “pma-konform”.

Fazit:

• Es ist wichtig und notwendig, dass Sie sich mit der PM Baseline ausreichend auseinander setzen. Denn hier sind die einzelnen Methoden, die wir auch in der Methodenwerkstatt (= Seminare zur Bearbeitung der MAFO-Fallstudie) anwenden, beschrieben.
• Sie können die PM Baseline aber durchaus selektiv lesen und sich auf die Inhalte konzentrieren, die wir in den Übungen bzw. den Vorlesungen besprochen haben.

Fragen?

PM Prozess

Liebe Studierenden des berufsbegleitenden Studienganges,

bitte entschuldigen Sie, dass mir heute ein Fehler bzg. des PM Prozesses unterlaufen ist. Ich war tatsächlich der Ansicht, wir hätten das Thema in der Vorlesung schon einmal kurz besprochen.

Als kleine Wiedergutmachung möchte ich das Thema nochmals schriftlich etwas erläutern.

1) Was ist ein PM Prozess?

Ein Projektmanagementprozess ist – einfach gesagt – ein Managementprozess für Projekte. Ein Managementprozess wiederum beschreibt die Vorgehensweisen, Methoden und Werkzeuge, die angewendet werden, um Geschäftsprozesse (in Projekten “Projektprozesse”) zu planen, zu steuern und zu überwachen (vgl. Definition Managementprozess).

Ein Projektmanagementprozess ist somit ein “Prozess zur Planung, Überwachung und Steuerung von Projektprozessen” (Definition in Anlehnung an die DIN 69904).

Diese Skizze haben wir auch in der heutigen Übung besprochen:

Weitere Informationen zu dem Thema finden Sie hier.

2) Was soll ein PM Prozess in der Praxis bringen?

Ein PM Prozess kann als Leitfaden, als Richtschnur und als Orientierungshilfe für das Management von Projekten verstanden werden. Der PM Prozess ist in der Regel in einzelne Sub-Prozesse unterteilt. Diese wiederum bestehen aus definierten und beschriebenen Methoden oder Planungs-/Controllingprozessen.

PM Prozesse werden in Unternehmen häufig angewendet, um eine gewisse Einheitlichkeit, Standardisierung und damit Professionalität in das Management von Projekten zu bringen. Die PM Prozesse beschreiben die Methoden, die in Projekten zur Initiierung, Planung, Steuerung und Überwachung angewendet werden müssen.

3) Beispiele von PM Prozessen

Es reicht, wenn Sie die Prozessmodelle von pma (Projekt Management Austria) und PMI (Project Management Institute) kennen. Diese Modelle haben wir besprochen – Sie finden die entsprechenden Darstellungen in den Unterlagen.

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Fragen?

MindMap: Methodenkompetenz (BB)

Hier wie versprochen eine kleine Zusammenstellung, was Methodenkompetenz beinhalten und bedeuten könnte (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

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Falls der Download-Link bei Scribd nicht funktioniert, versuchen sie diesen hier.

Übung: Methodenkompetenz (BB)

Mir ist bewusst, dass die heutige Übung (berufsbegleitender Studiengang) etwas anspruchsvoll war. Nochmals einige Erläuterungen dazu:

• Der Fokus des gesamten Moduls “Operatives Projektmanagement” liegt darauf, Ihre methodischen Fähigkeiten zu schulen und zu trainieren.
• Methodenkompetenz ist EINE der notwendigen Fähigkeiten, um Projekte (oder auch andere Aufgaben) in Teams erfolgreich zu bewältigen.
• Eine Methode beschreibt ein “planmäßiges Vorgehen zur Erreichung eines Ziels”. Ich behaupte, dass man mit einem gezielten Methodeneinsatz in gewissen (nämlich komplexen) Situationen in einem Zehntel der Zeit das Zehnfache erreichen kann.
• Mit der heutigen Übung sollte u.a. Ihr Wissen zum Thema Methodenkompetenz (im Zusammenhang mit Management) erweitert werden.

Warum “Thesenpapier”?

Ein Thesenpapier ist laut Wikipedia “ein wenige Seiten umfassendes Dokument, das häufig in Stichpunkten verfasst wird. Es kann der Unterstützung eines wissenschaftlichen Vortrags oder Referats dienen, indem es den Inhalt des mündlichen Vortrags in gebündelter Kurzform präsentiert.”

Mit dem Instrument des “Thesenpapiers” soll Ihre Fähigkeit weiter entwickelt werden, ein Thema in einer strukturierten Art und Weise zu bearbeiten und fundiert zu argumentieren. Exakt diese Fähigkeit ist auch sehr wichtig, um gute wissenschaftliche Arbeiten (wie Bachelor-Arbeiten) zu verfassen.

Ergebnisse

Die von Ihnen erarbeiteten Thesenpapiere sind teilweise schon sehr gut geworden – Gratulation. Bilden Sie sich selbst ein Urteil:

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Übung: Komplexität – Was ist das? (VZ/BB)

Auf der Grundlage des Artikels von Prof. Dr. Fredmund Malik “Komplexität – Was ist das?” (aus dem Jahr 1998) haben Sie mehrere Fragen beantwortet.

Studiengang “Internationale Betriebswirtschaft” (Vollzeit)

Hier die Ergebnisse der VZ-Studierenden vom 18.3.2011:

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Wie schon in der Vorlesung angesprochen bitte ich Sie, für zukünftige Übungen folgendes zu berücksichtigen:

• Bitte nützen Sie die Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht, bestmöglich aus.
• Sie sollten die Antworten zu den Fragen nicht nur abschreiben oder 1:1 wiedergeben können. Vor allem geht es darum, die Antworten auch begründen zu können (Warum ist das so?).
• Ziel der Übungen ist es, das Verständnis zu den einzelnen Themen weiter zu entwickeln.

Ich gebe zu, dass ich wahrscheinlich zu wenig klar darauf hingewiesen habe, was meine Erwartungshaltung im Zusammenhang mit der Übung ist. Dies werde ich zukünftig noch klarer artikulieren.

Studiengang “Internationale Betriebswirtschaft” (berufsbegleitend)

Die berufsbegleitend Studierenden hatten bei der Bearbeitung der Aufgabe 2 Vorteile gegenüber den Vollzeitstudierenden:

1. Bearbeitung der Aufgabenstellung in Form eines Seminars
2. klarere Artikulation der qualitativen Kriterien / Anforderungen an die Lösung des Problems

Hier die Ergebnisse (vom 19.3.2011):

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Anmerkungen:

• Wir hatten die Gelegenheit, das Thema im Anschluss an die Bearbeitung in den Gruppen eingehend zu diskutieren. Mein Eindruck war, dass diese Diskussion sehr angeregt und differenziert geführt wurde.
• Grundsätzlich empfehle ich allen Studierenden, sich mit Themen wie Systemtheorie, Kybernetik, Vernetztes Denken, Selbstorganisation etc. über die gesamte Dauer des Studiums (und natürlich auch darüber hinaus) zu beschäftigen. Gleichzeitig ist mir aber natürlich auch bewusst, dass der Faktor “Zeit” in der Regeln den Engpass darstellt.

Über Feedback zur Übung (Was war gut? Was war schlecht?) via Kommentarfunktion würde ich mich natürlich freuen.

Übung: Bearbeitung eines komplexen Problems (BB)

Wir haben heute (im berufsbegleitenden Studiengang) eine Übung zum Thema “Komplexität” gemacht. Sie haben ein aus Ihrer Sicht komplexes Problem genannt (Logistik-System bzw. Marktstrategie), und wir sind dann wie folgt vorgegangen:

1. Sammlung relevanter Punkte, Elemente, Faktoren: “Komplexität aufmachen” um zu versuchen, das Problem besser zu verstehen
2. Modellierung der Zusammenhänge, um das Verständnis des Problems weiter zu entwickeln aber auch zu vereinfachen (auf die zentralen Aspekte zu fokussieren)

Mir sind bei dieser Übung folgende Aspekte wichtig:

• Erkenntnis, dass in der Wahl und Anwendung von Methoden ein entscheidender Erfolgsfaktor in der Team-/Projektarbeit liegt
• Aufzeigen, dass man mit den richtigen Methoden in einem Bruchteil der Zeit ein besseres Ergebnis erzielen kann
• Aufzeigen des Prinzips des “Verstehens <> Vereinfachens” bei der Problemlösung (“Aufmachen <> Zumachen”)

Hier noch die Ergebnisse, die in wenigen Minuten gemeinsam entstanden sind.

1) Logistik-System

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2) Marketingstrategie

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